Chính sách bảo mật
Cập nhật: 23/10/2026
Chính sách này cho biết ScanVivi xử lý dữ liệu cá nhân nào, vì sao, ai nhận dữ liệu, lưu bao lâu và bạn có những quyền gì, theo Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân số 91/2025/QH15.
1. Ai chịu trách nhiệm
ScanVivi do Trần Thị Lan cung cấp, địa chỉ 04 Trương Bút, Hội An Tây, Đà Nẵng 56000, Vietnam.
Liên hệ về dữ liệu cá nhân: ineedthiseditor@gmail.com, Zalo/điện thoại 0378 131 691.
2. Vai trò của chúng tôi
- Dữ liệu của khách lưu trú: cơ sở lưu trú (khách sạn, hostel, homestay, bệnh viện…) là bên kiểm soát dữ liệu. ScanVivi là bên xử lý dữ liệu và chỉ xử lý theo yêu cầu của cơ sở để khai báo với công an.
- Dữ liệu tài khoản của chủ cơ sở và nhân viên: ScanVivi là bên kiểm soát dữ liệu.
3. Dữ liệu chúng tôi xử lý
- Khách lưu trú: họ tên, quốc tịch, số hộ chiếu hoặc giấy tờ tùy thân, giới tính, ngày sinh, thời hạn tạm trú (visa), ngày đến, ngày đi, phòng, lịch sử gia hạn và trả phòng.
- Ảnh giấy tờ: chỉ dùng để đọc thông tin. ScanVivi không lưu ảnh.
- Chủ cơ sở: email, tên và phòng của cơ sở, số điện thoại/Zalo, lựa chọn nhận tin tức, lịch sử thanh toán, tài khoản hệ thống khai báo của công an (được mã hóa).
- Nhân viên: tên thiết bị do chủ cơ sở đặt và các cơ sở được phân quyền.
4. Mục đích và cơ sở pháp lý
- Khai báo tạm trú cho người nước ngoài, thông báo lưu trú cho công dân Việt Nam, gia hạn, đổi ngày đi, trả phòng: cơ sở lưu trú thực hiện nghĩa vụ theo quy định pháp luật.
- Vận hành tài khoản, tính lượt và thanh toán: để thực hiện hợp đồng dịch vụ với chủ cơ sở.
- Tin tức và cuộc gọi tư vấn: chỉ khi chủ cơ sở đồng ý. Có thể rút lại bất cứ lúc nào trong phần Cài đặt.
Chúng tôi không bán dữ liệu cá nhân và không dùng dữ liệu của khách cho quảng cáo.
5. Ai nhận dữ liệu
- Bộ Công an (hệ thống khai báo tạm trú): nhận dữ liệu khai báo của khách.
- Nhà cung cấp hạ tầng đám mây: lưu trữ dữ liệu và vận hành ứng dụng, máy chủ đặt tại Singapore.
- Nhà cung cấp dịch vụ đọc giấy tờ tự động: đọc thông tin trên ảnh giấy tờ, xử lý tại Hoa Kỳ. Ảnh được xóa trong vòng 30 ngày và không được dùng cho mục đích khác. Khách có thể yêu cầu nhập tay thay vì chụp ảnh.
- Ngân hàng, đơn vị đối soát thanh toán và dịch vụ tạo mã QR: thông báo giao dịch chuyển khoản (số tiền, nội dung chuyển khoản) để cộng lượt, và tạo mã QR thanh toán. Không có dữ liệu của khách lưu trú.
Các nhà cung cấp chỉ được xử lý dữ liệu theo chỉ dẫn của chúng tôi và chỉ nhận những dữ liệu cần thiết cho từng việc. Danh sách cụ thể các nhà cung cấp được cung cấp cho cơ sở lưu trú và cơ quan có thẩm quyền khi có yêu cầu.
Vì dữ liệu được xử lý tại Singapore và Hoa Kỳ, dữ liệu được chuyển ra nước ngoài.
6. Thời gian lưu trữ
- Dữ liệu khách lưu trú: tự động xóa 90 ngày sau ngày đi.
- Ảnh giấy tờ: không lưu tại ScanVivi.
- Khách tự check-in bằng mã QR nhưng chưa được lễ tân xác nhận: xóa sau 24 giờ.
- Dữ liệu dùng thử (demo): xóa sau 1 ngày.
- Nếu ScanVivi ngừng cung cấp dịch vụ: mọi dữ liệu được xóa sau ngày kết thúc.
- Tài khoản, cơ sở và tài khoản công an: cho đến khi chủ cơ sở xóa cơ sở hoặc tài khoản (trong phần Cài đặt).
- Chứng từ thanh toán: 10 năm.
Dữ liệu đã khai báo trên hệ thống của Bộ Công an do cơ quan công an quản lý, ScanVivi không xóa được.
7. Bảo mật
- Mọi kết nối đều được mã hóa. Mật khẩu tài khoản công an được lưu dưới dạng mã hóa.
- Chỉ chủ cơ sở và nhân viên được chủ cơ sở cấp quyền mới xem được khách của cơ sở đó. Nhân viên chỉ thấy các cơ sở được phân.
- Chủ cơ sở có thể khóa hoặc làm mới liên kết của nhân viên bất cứ lúc nào.
8. Quyền của bạn
Bạn có quyền được biết, xem, sửa, xóa dữ liệu, hạn chế xử lý, phản đối và rút lại sự đồng ý.
- Khách lưu trú: xin liên hệ cơ sở lưu trú (lễ tân). Chúng tôi hỗ trợ cơ sở thực hiện yêu cầu.
- Chủ cơ sở: sửa dữ liệu hoặc xóa tài khoản trong phần Cài đặt, hoặc liên hệ chúng tôi.
9. Sự cố dữ liệu
Nếu xảy ra sự cố ảnh hưởng đến dữ liệu, chúng tôi báo ngay cho các cơ sở bị ảnh hưởng và báo cơ quan có thẩm quyền theo quy định.
10. Thay đổi chính sách
Khi chính sách thay đổi, chúng tôi cập nhật ngày ở đầu trang và thông báo trong ứng dụng nếu thay đổi quan trọng.
Privacy Policy
Updated: 23 October 2026. If the two versions differ, the Vietnamese version applies.
This policy explains which personal data ScanVivi processes, why, who receives it, how long it is kept and what rights you have, under the Personal Data Protection Law No. 91/2025/QH15.
1. Who is responsible
ScanVivi is provided by Tran Thi Lan, 04 Trương Bút, Hội An Tây, Đà Nẵng 56000, Vietnam.
Contact for personal data: ineedthiseditor@gmail.com, Zalo/phone +84 378 131 691.
2. Our role
- Guest data: the accommodation (hotel, hostel, homestay, hospital…) is the data controller. ScanVivi is the data processor and only processes guest data on the accommodation's behalf to register guests with the police.
- Account data of owners and staff: ScanVivi is the data controller.
3. Data we process
- Guests: name, nationality, passport or ID number, sex, date of birth, permitted stay (visa), arrival and departure, room, history of extensions and check-outs.
- Document photos: used only to read the details. ScanVivi does not store photos.
- Owners: e-mail, property name and rooms, phone/Zalo, newsletter choice, payment history, the police reporting system login (encrypted).
- Staff: the device name set by the owner and the properties they may use.
4. Purposes and legal basis
- Temporary residence registration of foreigners, stay notification of Vietnamese citizens, extensions, departure changes, check-outs: the accommodation's legal obligation.
- Running the account, counting credits and payments: performing the service contract with the owner.
- News and advice calls: only with the owner's consent, which can be withdrawn at any time in Settings.
We do not sell personal data and do not use guest data for advertising.
5. Who receives data
- Ministry of Public Security (temporary residence system): receives the guests' registrations.
- Cloud infrastructure provider: stores the data and runs the app, servers in Singapore.
- Automatic document reading provider: reads the details on document photos, processing in the USA. Photos are deleted within 30 days and not used for any other purpose. Guests may ask for their details to be typed in instead.
- Bank, payment reconciliation and QR code service: notifications of incoming transfers (amount, transfer note) to add credits, and creating the payment QR code. No guest data.
Providers may only process data on our instructions and only receive the data each task needs. The list of named providers is given to accommodations and competent authorities on request.
Because data is processed in Singapore and the USA, it is transferred abroad.
6. Retention
- Guest data: deleted automatically 90 days after departure.
- Document photos: not stored by ScanVivi.
- Self check-ins by QR code that reception never confirmed: deleted after 24 hours.
- Demo data: deleted after 1 day.
- If ScanVivi is discontinued: all data is deleted after the end date.
- Account, properties and police login: until the owner deletes the property or the account (in Settings).
- Payment records: 10 years.
Registrations already sent to the Ministry of Public Security are managed by the police; ScanVivi cannot delete them.
7. Security
- All connections are encrypted. Police system passwords are stored encrypted.
- Only the owner and staff the owner has given access can see a property's guests. Staff only see the properties assigned to them.
- The owner can block or renew a staff link at any time.
8. Your rights
You have the right to be informed, to access, correct and delete your data, to restrict processing, to object and to withdraw consent.
- Guests: please contact the accommodation (reception). We help the accommodation with the request.
- Owners: change your data or delete your account in Settings, or contact us.
9. Data incidents
If an incident affects personal data, we inform the affected accommodations without delay and notify the authorities as the law requires.
10. Changes
When this policy changes, we update the date at the top and announce important changes in the app.